Διαχείριση Ραντεβού Συνεργείου

Όταν το πρόγραμμα ζει σε χαρτιά και Excel

Σε κάθε συνεργείο που μεγαλώνει, έρχεται η στιγμή που τα παλιά εργαλεία δεν φτάνουν. Ένα τετράδιο στο γραφείο, ένα Excel στον υπολογιστή, μηνύματα στο Viber — και κάθε εβδομάδα κάτι ξεχνιέται. Η σωστή διαχείριση ραντεβού συνεργείου δεν είναι θέμα οργάνωσης χαρακτήρα — είναι θέμα εργαλείου.

• Διπλά ραντεβού επειδή ο τεχνικός και ο ιδιοκτήτης γράφουν αλλού
• Ξεχασμένα ραντεβού που δεν εμφανίζεται ο πελάτης (no-show)
• Μηχανικοί που μένουν χωρίς δουλειά γιατί κανείς δεν τους ανέθεσε
• Τηλεφωνικές κλήσεις «τι ώρα είπαμε;» που τρώνε χρόνο
• Καμία ορατότητα στο πόσο φορτωμένη είναι η εβδομάδα

Κάθε no-show ή κενή θέση αντιστοιχεί σε ώρα μηχανικού που πληρώνετε χωρίς αντίκρισμα. Σε ένα μέσο συνεργείο αυτό μπορεί να είναι εκατοντάδες ευρώ τον μήνα.

Τρεις προβολές ημερολογίου — μία οθόνη

Άλλο πράγμα ζητάτε όταν ψάχνετε διαθέσιμη ώρα για αύριο, και άλλο όταν προγραμματίζετε την επόμενη εβδομάδα. Το ServiceBook εναλλάσσει τρεις προβολές με ένα κλικ.

• Ημέρα: κάθε ραντεβού της ημέρας με ώρα έναρξης, μηχανικό και κατάσταση
• Εβδομάδα: ιδανικό για το πρωινό briefing — όλη η ομάδα, όλος ο φόρτος, μία ματιά
• Μήνας: προγραμματισμός μεσοπρόθεσμων εργασιών (ΚΤΕΟ, σέρβις 10.000 χλμ)

Τα ραντεβού έχουν χρωματική κωδικοποίηση κατάστασης — προγραμματισμένο, σε εξέλιξη, ολοκληρωμένο, ακυρωμένο. Με μία ματιά καταλαβαίνετε σε τι κατάσταση είναι η ημέρα σας.

Επεξεργασία και ακύρωση ραντεβού με ένα κλικ

Όταν ο πελάτης ζητάει αλλαγή ώρας ή ακύρωση, ανοίγετε το ραντεβού και αλλάζετε ό,τι χρειάζεται. Δεν σβήνετε, δεν ξαναγράφετε από την αρχή.

• Επεξεργασία ώρας, πελάτη, οχήματος και εργασιών
• Επανανάθεση εργασιών σε διαφορετικό μηχανικό
• Ακύρωση ραντεβού με ένα κλικ — ο πελάτης ενημερώνεται αυτόματα
• Ιστορικό αλλαγών — ποιος άλλαξε τι και πότε

Ανάθεση εργασιών ανά μηχανικό, όχι ανά ραντεβού

Ένα ραντεβού δεν είναι μία δουλειά. Σε ένα service ένα όχημα μπορεί να χρειάζεται αλλαγή λαδιών, τακάκια και ευθυγράμμιση — τρεις διαφορετικές εργασίες, με διαφορετικές διάρκειες και ειδικότητες.

Στο ServiceBook η ανάθεση γίνεται ανά εργασία. Ο Γιώργος αναλαμβάνει τη μηχανή, ο Νίκος τα ηλεκτρικά, ο Δημήτρης την ευθυγράμμιση — όλα μέσα στο ίδιο service.

• Επιλογή μηχανικού με chip-style picker
• Ισορροπημένη κατανομή φόρτου ανά τεχνικό
• Ορατότητα στο ποιος έχει χρόνο και ποιος είναι φορτωμένος
• Στατιστικά απόδοσης ανά μηχανικό

Αυτόματα SMS — τέλος στις χαμένες κλήσεις

Κάθε ραντεβού στο ServiceBook συνοδεύεται από αυτόματη επικοινωνία με τον πελάτη. Δεν χρειάζεται να θυμάστε ποιον να πάρετε τηλέφωνο.

• Επιβεβαίωση κράτησης — αμέσως μετά τη δημιουργία
• Υπενθύμιση 24 ώρες πριν — μειώνει αισθητά τα no-shows
• «Έτοιμο για παραλαβή» — ένα κλικ όταν ολοκληρωθεί η εργασία
• Παραμετροποιήσιμα κείμενα — προσαρμόστε το μήνυμα στο στυλ σας
• Πλήρης τεκμηρίωση — κάθε SMS στο ιστορικό του πελάτη

Διαβάστε αναλυτικά πώς δουλεύουν οι SMS ειδοποιήσεις →

Ραντεβού δεμένα με πελάτη και όχημα

Ένα ραντεβού δεν είναι ένα κουτάκι σε ημερολόγιο — είναι μία σύνδεση με συγκεκριμένο πελάτη και συγκεκριμένο όχημα. Στο ServiceBook όλα δένουν αυτόματα.

• Επιλογή υπάρχοντος πελάτη ή δημιουργία νέου επί τόπου
• Άμεση πρόσβαση στο ιστορικό του οχήματος
• Προηγούμενες εργασίες, εκκρεμότητες, ΚΤΕΟ που λήγει
• Ένα κλικ για μετατροπή ραντεβού σε ολοκληρωμένο service
• Ιστορικό ραντεβού ανά πελάτη

Από το ραντεβού στο Ψηφιακό Πελατολόγιο ΑΑΔΕ

Από τον Ιούνιο 2025, με βάση τον Ν. Α.1057/2025, κάθε εργασία σε όχημα στην Ελλάδα πρέπει να καταχωρείται στο Ψηφιακό Πελατολόγιο της ΑΑΔΕ. Στο ServiceBook το ραντεβού δεν ζει σε σιλό.

• Ένα κλικ μετατρέπει ραντεβού σε ολοκληρωμένη εργασία
• Η εγγραφή περνάει αυτόματα στο πελατολόγιο ΑΑΔΕ
• Δεν υπάρχει διπλή πληκτρολόγηση
• Πλήρες audit trail για τυχόν φορολογικό έλεγχο

Δείτε αναλυτικά πώς λειτουργεί το Ψηφιακό Πελατολόγιο →

Η ίδια διαχείριση ραντεβού συνεργείου δουλεύει εξίσου καλά είτε διαχειρίζεστε συνεργείο αυτοκινήτων είτε συνεργείο μοτοσυκλετών — οι δυνατότητες δεν αλλάζουν με τον τύπο οχήματος.