Πώς να Επιλέξετε το Σωστό Λογισμικό για το Συνεργείο σας

Αποφασίσατε ότι χρειάζεστε λογισμικό για το συνεργείο σας. Συγχαρητήρια - κάνατε το πρώτο και πιο δύσκολο βήμα.

Τώρα έρχεται το δεύτερο: Ποιο να επιλέξετε;

Με δεκάδες επιλογές στην αγορά, η απόφαση δεν είναι εύκολη. Αυτός ο οδηγός θα σας βοηθήσει να βρείτε αυτό που ταιριάζει στις ανάγκες σας.

Πριν ψάξετε: Καταλάβετε τι χρειάζεστε

Ερωτήσεις που πρέπει να απαντήσετε

1. Τι πρόβλημα θέλετε να λύσετε;

• Χάνετε χρόνο ψάχνοντας ιστορικό;
• Δεν μπορείτε να παρακολουθήσετε πληρωμές;
• Θέλετε να στέλνετε υπενθυμίσεις;
• Πρέπει να συνδεθείτε με την ΑΑΔΕ;

2. Πόσοι θα το χρησιμοποιούν;

• Μόνο εσείς;
• 2-3 άτομα;
• Μεγαλύτερη ομάδα;

3. Τι συσκευές έχετε;

• Υπολογιστή;
• Tablet;
• Μόνο κινητό;

4. Τι budget έχετε;

• Δωρεάν λύσεις;
• Μέχρι 100€/χρόνο;
• Μέχρι 300€/χρόνο;
• Περισσότερα;

Τα απαραίτητα χαρακτηριστικά

Must-have για κάθε συνεργείο

Καρτέλα πελάτη

• Στοιχεία επικοινωνίας
• Ιστορικό επισκέψεων
• Σημειώσεις

Καρτέλα οχήματος

• Αριθμός κυκλοφορίας
• Μάρκα, μοντέλο
• Ιστορικό εργασιών
• Χιλιόμετρα

Καταγραφή εργασιών

• Τι έγινε
• Πότε
• Πόσο κόστισε

Αναζήτηση

• Βρείτε γρήγορα πελάτη ή όχημα

Nice-to-have

Σύνδεση με ΑΑΔΕ
Αν χρειάζεστε Ψηφιακό Πελατολόγιο, αυτό είναι απαραίτητο.

SMS/Email ειδοποιήσεις
Αυτοματοποιούν την επικοινωνία.

Ημερολόγιο/Ραντεβού
Για οργάνωση της ημέρας.

Αποθήκη/Stock
Αν διαχειρίζεστε ανταλλακτικά.

Αναφορές/Στατιστικά
Για να βλέπετε πώς πάει η επιχείρηση.

Mobile app
Χρήση από παντού.

Τύποι λογισμικού

1. Εγκατεστημένο (On-premise)

Εγκαθίσταται στον υπολογιστή σας.

Πλεονεκτήματα:

• Πληρώνετε μία φορά
• Δεν χρειάζεται internet για να δουλέψει

Μειονεκτήματα:

• Τα δεδομένα είναι σε έναν υπολογιστή
• Αν χαλάσει ο υπολογιστής, χάνετε τα πάντα
• Δύσκολη η χρήση από κινητό ή tablet
• Οι ενημερώσεις μπορεί να είναι περίπλοκες

2. Cloud-based (Web)

Τρέχει σε server στο internet, το χρησιμοποιείτε μέσω browser.

Πλεονεκτήματα:

• Πρόσβαση από παντού (υπολογιστή, κινητό, tablet)
• Τα δεδομένα είναι ασφαλή σε backup
• Αυτόματες ενημερώσεις
• Δεν χρειάζεται εγκατάσταση

Μειονεκτήματα:

• Χρειάζεται internet
• Συνήθως μηνιαία/ετήσια συνδρομή

3. Mobile-only

Εφαρμογή μόνο για κινητό.

Πλεονεκτήματα:

• Απλή στη χρήση
• Φθηνή
• Πάντα μαζί σας

Μειονεκτήματα:

• Περιορισμένες δυνατότητες
• Δύσκολη η διαχείριση μεγάλου όγκου δεδομένων

Σύστασή μας: Για τα περισσότερα συνεργεία, το cloud-based είναι η καλύτερη επιλογή.

Ερωτήσεις που πρέπει να κάνετε

Πριν αγοράσετε, ρωτήστε:

Για τη λειτουργικότητα:

1. Υποστηρίζει ελληνικά;
2. Συνδέεται με ΑΑΔΕ;
3. Μπορώ να στέλνω SMS;
4. Υπάρχει mobile app;
5. Μπορώ να εισάγω υπάρχοντα δεδομένα;

Για το κόστος:

1. Ποια είναι η τιμή; (μηνιαία/ετήσια/εφάπαξ)
2. Υπάρχουν κρυφές χρεώσεις;
3. Τι περιλαμβάνεται στην τιμή;
4. Υπάρχει δωρεάν δοκιμή;

Για την υποστήριξη:

1. Υπάρχει ελληνική υποστήριξη;
2. Πώς μπορώ να επικοινωνήσω; (τηλέφωνο, email, chat)
3. Ποιες είναι οι ώρες υποστήριξης;
4. Υπάρχει εκπαίδευση;

Για την ασφάλεια:

1. Πού αποθηκεύονται τα δεδομένα;
2. Υπάρχουν backups;
3. Τι γίνεται αν σταματήσω τη συνδρομή;
4. Μπορώ να εξάγω τα δεδομένα μου;

Κόκκινες σημαίες

Αποφύγετε λογισμικό που:

Δεν έχει δωρεάν δοκιμή
Πώς θα ξέρετε αν σας κάνει;

Απαιτεί μακροχρόνια δέσμευση
«Μόνο με 2ετές συμβόλαιο» - Γιατί;

Έχει πολύπλοκη τιμολόγηση
Βασική τιμή + modules + χρήστες + SMS + ... = Ακριβότερο απ' ό,τι φαίνεται.

Δεν απαντά σε ερωτήσεις
Αν πριν αγοράσετε δεν απαντούν, φανταστείτε μετά.

Δεν ενημερώνεται
Τελευταία ενημέρωση πριν 3 χρόνια; Μάλλον εγκαταλείφθηκε.

Δεν έχει ελληνική υποστήριξη
Εκτός αν είστε άνετοι με αγγλικά.

Η δοκιμαστική περίοδος

Πώς να την αξιοποιήσετε

Βάλτε αληθινά δεδομένα
Όχι «Τεστ Πελάτης». Βάλτε 5-10 πραγματικούς πελάτες και οχήματα.

Κάντε τις καθημερινές σας εργασίες

• Καταγράψτε ένα σέρβις
• Αναζητήστε πελάτη
• Δείτε ιστορικό οχήματος

Δοκιμάστε από κινητό
Λειτουργεί καλά;

Ζητήστε βοήθεια
Πόσο γρήγορα απαντούν;

Φτάστε στα όρια
Τι γίνεται με 100 πελάτες; Με 500;

Το κόστος σε βάθος χρόνου

Μην κοιτάτε μόνο την τιμή

Φθηνό αλλά χάνετε χρόνο = Ακριβό
Αν ένα φθηνό λογισμικό σας κάνει να χάνετε 30 λεπτά τη μέρα, αυτό είναι 180+ ώρες το χρόνο.

Ακριβό αλλά σας εξοικονομεί χρόνο = Φθηνό
Αν εξοικονομείτε 1 ώρα τη μέρα, αυτό αξίζει πολύ περισσότερο από τη συνδρομή.

Υπολογίστε το TCO (Total Cost of Ownership)

• Τιμή λογισμικού
• + Χρόνος εκμάθησης
• + Χρόνος χρήσης (αποτελεσματικότητα)
• + Υποστήριξη που θα χρειαστείτε
• + Χαμένη παραγωγικότητα αν δεν δουλεύει καλά

Η μετάβαση

Σχεδιάστε τη μετάβαση

Αν δεν έχετε τίποτα:
Εύκολο - απλώς ξεκινήστε.

Αν έχετε Excel:
Ελέγξτε αν μπορείτε να εισάγετε τα δεδομένα. Αλλιώς, ξεκινήστε σταδιακά.

Αν έχετε άλλο λογισμικό:
Ζητήστε βοήθεια για τη μετάβαση. Πολλοί πάροχοι το προσφέρουν δωρεάν.

Μην προσπαθήσετε να κάνετε τα πάντα ταυτόχρονα

Εβδομάδα 1: Μάθετε τα βασικά
Εβδομάδα 2-3: Καταγράψτε νέες εργασίες
Εβδομάδα 4+: Προσθέστε χαρακτηριστικά (SMS, αναφορές, κλπ)

Checklist επιλογής

• Κατάλαβα τι ακριβώς χρειάζομαι
• Έκανα λίστα με τα must-have χαρακτηριστικά
• Έψαξα τουλάχιστον 3 επιλογές
• Έκανα τις σωστές ερωτήσεις
• Δοκίμασα με αληθινά δεδομένα
• Δοκίμασα την υποστήριξη
• Διάβασα κριτικές από άλλους χρήστες
• Υπολόγισα το συνολικό κόστος
• Σχεδίασα τη μετάβαση

Το σημαντικότερο

Δεν υπάρχει «το καλύτερο λογισμικό». Υπάρχει το καλύτερο για εσάς.

Ένα απλό λογισμικό που χρησιμοποιείτε καθημερινά είναι καλύτερο από ένα πολύπλοκο που μένει αχρησιμοποίητο.

Ξεκινήστε με τα βασικά, μάθετε, και εξελιχθείτε.

Θέλετε να δοκιμάσετε μια λύση φτιαγμένη για ελληνικά συνεργεία; Ξεκινήστε δωρεάν με το ServiceBook →