GDPR. Τέσσερα γράμματα που προκαλούν πονοκέφαλο στους περισσότερους επιχειρηματίες.
Η καλή είδηση; Για ένα συνεργείο αυτοκινήτων, η συμμόρφωση είναι πιο απλή απ' ό,τι νομίζετε. Δεν χρειάζεστε δικηγόρο για να καταλάβετε τα βασικά.
Τι είναι ο GDPR
Ο Γενικός Κανονισμός Προστασίας Δεδομένων (GDPR) είναι ένας ευρωπαϊκός κανονισμός που προστατεύει τα προσωπικά δεδομένα των πολιτών.
Στην ουσία λέει: «Τα δεδομένα ανήκουν στον πολίτη, όχι στην επιχείρηση».
Αυτό σημαίνει ότι έχετε υποχρεώσεις για το πώς συλλέγετε, αποθηκεύετε και χρησιμοποιείτε τα στοιχεία των πελατών σας.
Ποια δεδομένα συλλέγει ένα συνεργείο
Ας δούμε τι καταγράφετε:
Προσωπικά δεδομένα πελάτη
- Ονοματεπώνυμο
- Τηλέφωνο
- Διεύθυνση
- ΑΦΜ
Δεδομένα οχήματος
- Αριθμός κυκλοφορίας
- Αριθμός πλαισίου (VIN)
- Μάρκα, μοντέλο, έτος
- Χιλιόμετρα
Δεδομένα συναλλαγών
- Ιστορικό εργασιών
- Κόστη
- Ημερομηνίες επισκέψεων
Όλα αυτά είναι προσωπικά δεδομένα υπό τον GDPR, γιατί σχετίζονται με ένα συγκεκριμένο άτομο.
Οι 6 βασικές αρχές του GDPR
1. Νομιμότητα
Πρέπει να έχετε νόμιμη βάση για να συλλέγετε δεδομένα.
Για τα συνεργεία, αυτή είναι συνήθως η εκτέλεση σύμβασης: Ο πελάτης σας αναθέτει μια εργασία, άρα χρειάζεστε τα στοιχεία του για να την εκτελέσετε.
2. Περιορισμός σκοπού
Συλλέγετε δεδομένα για συγκεκριμένο σκοπό και δεν τα χρησιμοποιείτε για άλλα πράγματα.
OK: Χρήση email για ενημέρωση σέρβις
Όχι OK: Πώληση email σε τρίτους
3. Ελαχιστοποίηση δεδομένων
Συλλέγετε μόνο ό,τι χρειάζεστε.
OK: Τηλέφωνο για επικοινωνία
Όχι OK: Ομάδα αίματος (δεν σχετίζεται με σέρβις)
4. Ακρίβεια
Τα δεδομένα πρέπει να είναι ακριβή και ενημερωμένα.
Αν ο πελάτης αλλάξει τηλέφωνο, πρέπει να το ενημερώσετε.
5. Περιορισμός χρόνου αποθήκευσης
Δεν κρατάτε δεδομένα για πάντα χωρίς λόγο.
Για συνεργεία, ωστόσο, υπάρχει νόμιμος λόγος να κρατάτε ιστορικό (φορολογικοί, νομικοί λόγοι).
6. Ασφάλεια
Πρέπει να προστατεύετε τα δεδομένα από απώλεια ή διαρροή.
Τα δικαιώματα των πελατών σας
Υπό τον GDPR, κάθε πελάτης έχει δικαίωμα να:
Ξέρει τι δεδομένα έχετε (Πρόσβαση)
«Θέλω να δω τι στοιχεία έχετε για μένα»
Τι πρέπει να κάνετε: Να μπορείτε να του δώσετε μια λίστα.
Διορθώσει λάθη (Διόρθωση)
«Το τηλέφωνό μου άλλαξε»
Τι πρέπει να κάνετε: Να το ενημερώσετε.
Διαγραφεί (Δικαίωμα στη λήθη)
«Θέλω να διαγράψετε τα στοιχεία μου»
Προσοχή: Αν έχετε νομική υποχρέωση να τα κρατήσετε (π.χ. φορολογικά), μπορείτε να αρνηθείτε.
Πάρει τα δεδομένα του (Φορητότητα)
«Θέλω τα δεδομένα μου σε ψηφιακή μορφή»
Τι πρέπει να κάνετε: Να μπορείτε να εξάγετε τα δεδομένα σε κοινό format.
Εναντιωθεί (Αντίρρηση)
«Δεν θέλω να μου στέλνετε διαφημίσεις»
Τι πρέπει να κάνετε: Να σταματήσετε το marketing.
Τι πρέπει να κάνετε στην πράξη
1. Ενημερώστε τους πελάτες σας
Πρέπει να ξέρουν τι δεδομένα συλλέγετε και γιατί.
Πώς: Μια σύντομη πολιτική απορρήτου στο site σας ή αναρτημένη στο συνεργείο.
2. Φροντίστε την ασφάλεια
- Κωδικοί πρόσβασης στα συστήματά σας
- Μη αφήνετε λίστες πελατών εκτεθειμένες
- Αν χρησιμοποιείτε cloud, επιλέξτε αξιόπιστο πάροχο
3. Μην στέλνετε spam
Για διαφημιστικά μηνύματα (προσφορές, newsletters) χρειάζεστε ρητή συγκατάθεση.
OK χωρίς συγκατάθεση:
- «Το αυτοκίνητό σας είναι έτοιμο»
- «Υπενθύμιση ραντεβού»
- «Ώρα για σέρβις» (σχετίζεται με την υπηρεσία)
Απαιτεί συγκατάθεση:
- «Προσφορά 20% σε αλλαγή ελαστικών»
- Newsletter
- Διαφημίσεις τρίτων
4. Ετοιμαστείτε για αιτήματα
Αν κάποιος ζητήσει τα δεδομένα του ή τη διαγραφή τους, πρέπει να ανταποκριθείτε εντός 30 ημερών.
5. Καταγράψτε τι κάνετε
Δεν χρειάζεστε τόμους documentation. Αρκεί μια απλή καταγραφή:
- Τι δεδομένα συλλέγετε
- Γιατί τα χρειάζεστε
- Πόσο καιρό τα κρατάτε
- Ποιος έχει πρόσβαση
Συνηθισμένα λάθη
«Δεν με αφορά, είμαι μικρή επιχείρηση»
Ο GDPR αφορά όλες τις επιχειρήσεις, ανεξαρτήτως μεγέθους.
«Ο πελάτης υπέγραψε, άρα έχω δικαίωμα για τα πάντα»
Η συγκατάθεση πρέπει να είναι συγκεκριμένη. Το ότι υπέγραψε για το σέρβις δεν σημαίνει ότι συναίνεσε για spam.
«Τα δεδομένα είναι δικά μου, εγώ τα συνέλεξα»
Όχι. Τα δεδομένα ανήκουν στο πρόσωπο που αφορούν.
«Αν τα κρατάω offline, δεν ισχύει ο GDPR»
Ισχύει για οποιαδήποτε αποθήκευση, ψηφιακή ή μη.
Τα καλά νέα
Δεν χρειάζεστε DPO
Τα μικρά συνεργεία δεν χρειάζονται Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων.
Η συμμόρφωση είναι απλή
Τα περισσότερα συνεργεία συλλέγουν βασικά δεδομένα για νόμιμους σκοπούς. Δεν κάνετε κάτι «επικίνδυνο».
Τα σύγχρονα εργαλεία βοηθούν
Ένα καλό CRM:
- Αποθηκεύει τα δεδομένα με ασφάλεια
- Σας επιτρέπει να εξάγετε δεδομένα
- Σας βοηθά να διαγράψετε αν χρειαστεί
- Κρατάει logs πρόσβασης
Checklist συμμόρφωσης GDPR
- Έχω πολιτική απορρήτου (έστω βασική)
- Τα συστήματά μου έχουν κωδικούς
- Δεν στέλνω διαφημιστικά χωρίς συγκατάθεση
- Μπορώ να δώσω στον πελάτη τα δεδομένα του αν ζητήσει
- Ξέρω τι δεδομένα συλλέγω και γιατί
- Δεν μοιράζομαι δεδομένα με τρίτους χωρίς λόγο
Τι γίνεται αν δεν συμμορφωθώ;
Θεωρητικά, τα πρόστιμα μπορεί να είναι τεράστια (μέχρι 20 εκατομμύρια ή 4% του τζίρου).
Στην πράξη, για μικρές επιχειρήσεις χωρίς σοβαρές παραβάσεις, οι αρχές δίνουν προειδοποιήσεις πρώτα.
Αλλά: Καλύτερα να είστε προετοιμασμένοι.
Το κυριότερο
Ο GDPR δεν είναι εχθρός. Είναι μια ευκαιρία να δείξετε στους πελάτες σας ότι σέβεστε τα δεδομένα τους.
Και στην εποχή των data breaches και του spam, αυτό έχει αξία.
Θέλετε ένα σύστημα που σας βοηθά με τη συμμόρφωση; Ξεκινήστε δωρεάν με το ServiceBook →