«Δεν είχα χρόνο να ασχοληθώ με υπολογιστές.»
Αυτό είπε ο Γιώργος όταν του προτείναμε να ψηφιοποιήσει το συνεργείο του πριν από 2 χρόνια.
Σήμερα λέει: «Δεν καταλαβαίνω πώς τα κατάφερνα χωρίς.»
Αυτή είναι η ιστορία του.
Το συνεργείο πριν
Τα βασικά στοιχεία
- Τύπος: Γενικό συνεργείο αυτοκινήτων
- Προσωπικό: Ιδιοκτήτης + 1 τεχνικός
- Οχήματα/ημέρα: 5-8
- Περιοχή: Προάστια Αθήνας
Η καθημερινότητα
Το πρωί:
07:30 - Άνοιγμα
08:00 - Έρχεται ο πρώτος πελάτης
«Ποιο είναι το αυτοκίνητο; Πότε είχατε έρθει τελευταία φορά; Τι είχαμε κάνει;»
Ψάξιμο στο τετράδιο... 5 λεπτά χαμένα.
Κατά τη διάρκεια της ημέρας:
- Τηλέφωνα να ρωτάνε «είναι έτοιμο;»
- Ξεχασμένες εργασίες που θυμάστε αργά
- «Τι λάδια είχα βάλει σε αυτό;» - Δεν θυμάμαι
- Πελάτες που περιμένουν να βρείτε το ιστορικό τους
Το βράδυ:
19:00 - Κλείσιμο
19:30 - Καταγραφή στο τετράδιο (ό,τι θυμόμαστε)
20:00 - Τέλος... κουρασμένοι
Οι αριθμοί
- Χρόνος διαχείρισης: 2+ ώρες/ημέρα
- Τηλεφωνήματα «είναι έτοιμο;»: 8-10/ημέρα
- Χαμένες σημειώσεις: 2-3/εβδομάδα
- Πελάτες που «χάθηκαν»: Δεν ξέραμε καν
Η απόφαση
Ο Γιώργος αποφάσισε να δοκιμάσει μετά από ένα περιστατικό:
«Ήρθε ένας πελάτης και είπε ότι του είχα αλλάξει αμορτισέρ πριν 6 μήνες και είχε πρόβλημα. Δεν μπορούσα να βρω τι είχα κάνει. Τελικά τα είχα αλλάξει πριν 2 χρόνια και είχε δίκιο - αλλά πήρε 20 λεπτά να το βρω.»
Η μετάβαση
Εβδομάδα 1: Τα βασικά
Ημέρα 1-2:
Εγκατάσταση και εισαγωγή 20 πιο συχνών πελατών.
Ημέρα 3-5:
Κάθε νέα εργασία καταγράφεται στο σύστημα.
Δυσκολίες:
- «Χάνω χρόνο να γράφω» - Τις πρώτες μέρες, ναι
- «Δεν θυμάμαι να το κάνω» - Χρειάστηκε υπενθύμιση
Εβδομάδα 2-4: Εξοικείωση
- Η καταχώρηση γίνεται πιο γρήγορη
- Αρχίζει να χρησιμοποιεί scan πινακίδας
- Οι πρώτες αναζητήσεις δείχνουν τα οφέλη
Μήνας 2: Αυτοματοποίηση
- Ενεργοποίηση SMS ειδοποιήσεων
- Σύνδεση με ΑΑΔΕ
- Πρώτες υπενθυμίσεις σέρβις
Τα αποτελέσματα (μετά από 6 μήνες)
Χρόνος
| Εργασία | Πριν | Μετά |
|---|---|---|
| Αναζήτηση ιστορικού | 3-5 λεπτά | 5 δευτερόλεπτα |
| Καταγραφή σέρβις | 5-10 λεπτά | 2-3 λεπτά |
| Ενημέρωση πελάτη | 5 λεπτά/κλήση | 10 δευτ. (SMS) |
| Καταχώρηση ΑΑΔΕ | 30 λεπτά/ημέρα | 2 λεπτά |
| Εύρεση πληροφοριών | Αβέβαιο | Άμεσο |
Συνολική εξοικονόμηση: ~2 ώρες/ημέρα = 10+ ώρες/εβδομάδα
Τηλεφωνήματα
- Πριν: 8-10 κλήσεις «είναι έτοιμο;» την ημέρα
- Μετά: 1-2 κλήσεις (για ειδικές περιπτώσεις)
Γιατί; SMS ειδοποίηση μόλις είναι έτοιμο.
Πελάτες
- Επαναλαμβανόμενες εργασίες: +35%
- «Χαμένοι» πελάτες: -40% (επανενεργοποιήθηκαν μέσω υπενθυμίσεων)
- Νέοι πελάτες (από συστάσεις): +20%
Ικανοποίηση πελατών
Από feedback:
«Τώρα νιώθω ότι με ξέρετε»
«Το SMS είναι πολύ βολικό»
«Επαγγελματικό επίπεδο!»
Τι άλλαξε στην πράξη
Πριν - Ένα τυπικό πρωί
08:15 - Έρχεται πελάτης με Opel Astra
«Πότε αλλάξαμε λάδια; Τι είχαμε βάλει;»
Ψάξιμο... ψάξιμο... «Δεν το βρίσκω, πείτε μου εσείς»
Μετά - Το ίδιο σενάριο
08:15 - Έρχεται πελάτης με Opel Astra
Scan πινακίδα → 2 δευτερόλεπτα
«Κύριε Νίκο, βλέπω ότι αλλάξαμε λάδια 10W-40 στις 15 Μαρτίου στα 82.000 χλμ. Τώρα είστε στα 91.000. Ώρα για αλλαγή!»
Διαφορά: Επαγγελματισμός vs αμηχανία
Απρόσμενα οφέλη
1. Καλύτερη σχέση με τον τεχνικό
Πριν: «Τι έκανες στο Fiat χθες;» - «Δεν θυμάμαι»
Μετά: Όλα καταγεγραμμένα, χωρίς παρεξηγήσεις
2. Λιγότερο άγχος
«Πριν, κάθε βράδυ σκεφτόμουν μήπως ξέχασα κάτι. Τώρα ξέρω ότι όλα είναι καταγεγραμμένα.»
3. Δυνατότητα απουσίας
«Πήγα διακοπές και ο τεχνικός μου διαχειρίστηκε τα πάντα. Είχε πρόσβαση σε όλο το ιστορικό.»
4. Αξία επιχείρησης
Ένα συνεργείο με ψηφιακό αρχείο 1.500 πελατών και 5.000 εργασιών έχει μεγαλύτερη αξία από ένα με χειρόγραφα τετράδια.
Τα λάθη που έκανε
1. Ξεκίνησε πολύ γρήγορα
Προσπάθησε να κάνει τα πάντα την πρώτη εβδομάδα. Αποτέλεσμα: Σύγχυση.
Μάθημα: Σταδιακή εισαγωγή λειτουργιών.
2. Δεν ζήτησε βοήθεια
Προσπάθησε να τα βρει μόνος του. Έχασε χρόνο.
Μάθημα: Η υποστήριξη υπάρχει για κάτι.
3. Αμέλησε τα παλιά δεδομένα
Δεν μετέφερε αρχικά τους παλιούς πελάτες.
Μάθημα: Σταδιακά, καταχωρήστε τους υπάρχοντες πελάτες καθώς έρχονται.
Η συμβουλή του Γιώργου
«Αν σκέφτεστε να το κάνετε, μην περιμένετε. Κάθε μέρα που περνάει χωρίς σύστημα είναι χαμένα δεδομένα.
Ναι, θα χρειαστεί λίγη προσπάθεια στην αρχή. Αλλά μετά από 2 εβδομάδες, δεν θα θέλετε να γυρίσετε πίσω.
Και ξέρετε κάτι; Τώρα τελειώνω στις 18:30 αντί στις 20:00. Αυτό και μόνο αξίζει.»
Οι αριθμοί σε βάθος 2ετίας
| Μετρική | Πριν | Μετά | Αλλαγή |
|---|---|---|---|
| Ώρες διαχείρισης/εβδομάδα | 15+ | 5 | -67% |
| Τηλέφωνα «είναι έτοιμο»/ημέρα | 8-10 | 1-2 | -80% |
| Πελάτες με ιστορικό | ~200 | 1.500 | +650% |
| Επαναλαμβανόμενες εργασίες | - | +35% | - |
| Ικανοποίηση (rating) | - | 4.8/5 | - |
| Ώρα κλεισίματος | 20:00 | 18:30 | -1.5h/ημέρα |
Η επόμενη ημέρα
Σήμερα, ο Γιώργος σκέφτεται να προσλάβει δεύτερο τεχνικό. Όχι γιατί δεν προλαβαίνει - αλλά γιατί έχει περισσότερη δουλειά από ποτέ.
«Οι πελάτες με συστήνουν. Λένε "αυτός ξέρει το αυτοκίνητό σου". Στην πραγματικότητα, το ξέρει το σύστημα. Αλλά αυτοί βλέπουν εμένα.»
Θέλετε να ζήσετε την ίδια αλλαγή; Ξεκινήστε δωρεάν με το ServiceBook →