Πού είναι η απόδειξη του Μαρτίου για τον κ. Παπαδόπουλο;
Αν η απάντησή σας περιλαμβάνει «ψάξιμο σε συρτάρια», «κοίταγμα σε 3 διαφορετικούς φακέλους» ή «δεν ξέρω», τότε έχετε πρόβλημα οργάνωσης.
Και δεν είστε μόνοι.
Γιατί η οργάνωση είναι κρίσιμη
1. Εξοικονόμηση χρόνου
Ο μέσος εργαζόμενος χάνει 1 ώρα την ημέρα ψάχνοντας πληροφορίες. Σε ένα συνεργείο, αυτό μεταφράζεται σε:
- Χαμένο χρόνο εξυπηρέτησης
- Εκνευρισμένους πελάτες
- Λιγότερη δουλειά
2. Επαγγελματισμός
«Περιμένετε να το βρω...» vs «Ένα λεπτό, το έχω εδώ»
Ποιο δείχνει επαγγελματισμό;
3. Νομική συμμόρφωση
Η ΑΑΔΕ μπορεί να ζητήσει στοιχεία. Ο GDPR απαιτεί να ξέρετε τι δεδομένα έχετε. Χωρίς οργάνωση, κινδυνεύετε.
4. Ψυχική ηρεμία
Το χάος στρεσάρει. Η τάξη ηρεμεί.
Τύποι αρχείων στο συνεργείο
Χάρτινα έγγραφα
- Αποδείξεις και τιμολόγια
- Δελτία αποστολής
- Συμφωνητικά
- Εγγυήσεις
- Φορολογικά έγγραφα
Ψηφιακά αρχεία
- Δεδομένα CRM
- Φωτογραφίες
- Αναφορές
- Backups
Αρχεία πελατών
- Στοιχεία επικοινωνίας
- Ιστορικό εργασιών
- Πληρωμές
- Σημειώσεις
Βήμα 1: Ξεκαθαρίστε τα υπάρχοντα
Για χάρτινα αρχεία
Δημιουργήστε 3 σωρούς:
- Κρατάω - Νομικά απαραίτητα ή σημαντικά
- Ψηφιοποιώ - Χρήσιμα αλλά δεν χρειάζονται σε χαρτί
- Πετάω - Παλιά, άχρηστα, διπλά
Τι να κρατήσετε σε χαρτί:
- Τιμολόγια (5 χρόνια για φορολογικούς σκοπούς)
- Συμβάσεις
- Νομικά έγγραφα
Τι να ψηφιοποιήσετε:
- Αποδείξεις
- Δελτία αποστολής
- Σημειώσεις
Τι να πετάξετε:
- Διπλά αντίγραφα
- Παλιές διαφημίσεις
- Προσφορές που δεν έγιναν ποτέ
Για ψηφιακά αρχεία
Ελέγξτε:
- Desktop γεμάτο με αρχεία;
- Φάκελοι χωρίς λογική;
- Διπλά αρχεία;
- Email inbox με 5.000 μηνύματα;
Καθαρίστε:
- Διαγράψτε τα άχρηστα
- Ενοποιήστε τα διπλά
- Αρχειοθετήστε τα παλιά
Βήμα 2: Δημιουργήστε δομή
Για χάρτινα αρχεία
Σύστημα φακέλων ανά κατηγορία:
ΠΕΛΑΤΕΣ → Α-Δ, Ε-Θ, Ι-Μ, Ν-Ρ, Σ-Ω
ΛΟΓΙΣΤΗΡΙΟ → 2024 (Έσοδα, Έξοδα, ΦΠΑ), 2023, 2022
ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΕΣ → [Όνομα προμηθευτή]
ΕΡΓΑΣΙΑ → Σε εξέλιξη, Αναμονή ανταλλακτικών
Για ψηφιακά αρχεία
Δομή φακέλων στον υπολογιστή:
ΣΥΝΕΡΓΕΙΟ → Πελάτες, Τιμολόγια (2024, 2023), Προμηθευτές, Φωτογραφίες (Πριν-Μετά, Ζημιές), Αναφορές, Backups
Κανόνες ονοματοδοσίας:
- Χρησιμοποιήστε ημερομηνίες: 2024-03-15_Τιμολογιο_123.pdf
- Χωρίς ελληνικούς χαρακτήρες σε ονόματα αρχείων (για αποφυγή προβλημάτων)
- Χωρίς κενά: χρησιμοποιήστε _ ή -
Βήμα 3: Ψηφιοποιήστε
Τι να ψηφιοποιήσετε
Υψηλή προτεραιότητα:
- Αποδείξεις και τιμολόγια
- Συμφωνητικά
- Σημαντική αλληλογραφία
Μέτρια προτεραιότητα:
- Δελτία αποστολής
- Σημειώσεις πελατών
- Τεχνικές πληροφορίες
Πώς να ψηφιοποιήσετε
Με κινητό:
Εφαρμογές όπως CamScanner, Adobe Scan, ή η κάμερα του κινητού.
Με scanner:
Για μεγάλο όγκο εγγράφων.
Με το CRM:
Πολλά συστήματα επιτρέπουν ανέβασμα εγγράφων απευθείας στην καρτέλα πελάτη.
Συμβουλές ψηφιοποίησης
- Καλός φωτισμός = καθαρή εικόνα
- Αποθηκεύστε σε PDF (universal format)
- Ονομάστε αμέσως με λογικό όνομα
- Κάντε backup
Βήμα 4: Ενοποιήστε με CRM
Γιατί το CRM λύνει το πρόβλημα
Αντί για: Φάκελο πελάτη + Excel + Email + Σημειώσεις
Έχετε: Μία καρτέλα με τα πάντα
Τι να καταχωρήσετε
Στην καρτέλα πελάτη:
- Στοιχεία επικοινωνίας
- Σημειώσεις
- Προτιμήσεις
Στην καρτέλα οχήματος:
- Τεχνικά στοιχεία
- Ιστορικό εργασιών
- Φωτογραφίες
Σε κάθε εργασία:
- Τι έγινε
- Ανταλλακτικά
- Κόστος
- Σχόλια
Τα οφέλη
- Αναζήτηση σε δευτερόλεπτα
- Πρόσβαση από παντού
- Αυτόματο backup
- Κοινή πρόσβαση (αν έχετε προσωπικό)
Βήμα 5: Καθιερώστε ρουτίνες
Καθημερινές ρουτίνες
Πρωί (5 λεπτά):
- Έλεγχος εργασιών της ημέρας
- Ετοιμασία φακέλων αν χρειάζονται
Βράδυ (10 λεπτά):
- Αρχειοθέτηση εγγράφων της ημέρας
- Καταχώρηση εργασιών στο σύστημα
Εβδομαδιαίες ρουτίνες
Παρασκευή:
- Έλεγχος inbox (διαγραφή/αρχειοθέτηση)
- Σκανάρισμα εγγράφων εβδομάδας
- Backup (αν δεν είναι αυτόματο)
Μηνιαίες ρουτίνες
Τέλος μήνα:
- Οργάνωση τιμολογίων
- Έλεγχος φακέλων
- Καθαρισμός παλιών αρχείων
Εργαλεία που βοηθούν
Για χάρτινα
- Ετικετογράφος: Για σαφή σήμανση φακέλων
- Κρεμαστοί φάκελοι: Για εύκολη πρόσβαση
- Χρωματική κωδικοποίηση: Διαφορετικό χρώμα ανά κατηγορία
Για ψηφιακά
- Cloud storage: Google Drive, Dropbox (για backup)
- CRM: ServiceBook ή παρόμοιο
- Scanner app: Για γρήγορη ψηφιοποίηση
Συχνά λάθη
1. Υπερβολική πολυπλοκότητα
10 υποφάκελοι μέσα σε 10 υποφάκελους = χάος.
Κρατήστε το απλό.
2. Αναβολή
«Θα το κάνω αργότερα» = δεν θα γίνει ποτέ.
5 λεπτά τώρα > 1 ώρα αργότερα.
3. Μόνο ψηφιακά ή μόνο χάρτινα
Κάποια πράγματα πρέπει να είναι χάρτινα (νομικά).
Κάποια πρέπει να είναι ψηφιακά (αναζήτηση).
Βρείτε την ισορροπία.
4. Χωρίς backup
Ο υπολογιστής μπορεί να χαλάσει. Το cloud μπορεί να πέσει.
Backup σε 2 τουλάχιστον μέρη.
Checklist οργάνωσης
Μία φορά
- Ξεκαθάρισα τα παλιά χάρτινα
- Δημιούργησα δομή φακέλων (χάρτινα)
- Δημιούργησα δομή φακέλων (ψηφιακά)
- Ψηφιοποίησα τα σημαντικά
- Έστησα σύστημα backup
Καθημερινά
- Αρχειοθετώ άμεσα τα νέα έγγραφα
- Καταχωρώ εργασίες στο CRM
- Δεν αφήνω χαρτιά στο γραφείο
Εβδομαδιαία
- Έλεγχος inbox
- Σκανάρισμα εγγράφων
- Backup (αν χειροκίνητο)
Μηνιαία
- Οργάνωση τιμολογίων
- Έλεγχος φακέλων
- Καθαρισμός
Το αποτέλεσμα
Με σωστή οργάνωση:
- Βρίσκετε τα πάντα σε δευτερόλεπτα
- Εξοικονομείτε τουλάχιστον 30 λεπτά την ημέρα
- Δείχνετε επαγγελματισμό στους πελάτες
- Είστε προστατευμένοι σε περίπτωση ελέγχου
- Έχετε ηρεμία - ξέρετε ότι τα πάντα είναι στη θέση τους
Η οργάνωση δεν είναι πολυτέλεια. Είναι απαραίτητη.
Θέλετε ένα σύστημα που οργανώνει αυτόματα τα αρχεία σας; Ξεκινήστε δωρεάν με το ServiceBook →